Gestione sostituzioni scolastiche
Gestione sostituzioni scolastiche
Carica i file orario per iniziare
📂 Orari del plesso:
Fogli Excel riconosciuti per nome (es. lunedi curricolari, martedi). Struttura: riga 1 intestazione, riga 2 numeri ore, riga 3+ docenti. Codici: D (disponibilità) · R (ricevimento) · T (trasferimento plesso) · ALT 2AS (alternativa religione) · POT 2AS (potenziamento) · classe (es. 2AS)
📘 Curricolari
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📙 Sostegno
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📗 Operatori
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📇 Rubrica docenti (per invio email)
File Excel con colonne: Cognome · Nome · Telefono · Email — riga 1 intestazione, dalla riga 2 i docenti.
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rubrica_docenti.xlsx
📊 Saldo Ore D
Monte D = ceil(ore_sett/18×31) + ore_alternativa×2. Scala automaticamente ad ogni sostituzione confermata. Se esaurite → credito.
📋 Debito / Credito ore
Debito = il docente deve ore → priorità assoluta nelle sostituzioni (se libero). Credito = la scuola deve ore al docente.
Tutte le sostituzioni confermate dall'inizio dell'anno ad oggi.
Guida completa all'utilizzo del sistema di gestione sostituzioni. Aggiornato automaticamente ad ogni modifica del programma.
Al primo utilizzo accedi alla scheda ⚙️ Config e compila:
Poi premi ✓ Applica per salvare. Al termine del primo utilizzo premi 💾 Salva file: il programma si salva su disco con tutti i dati incorporati.
Nella scheda ⚙️ Config trovi tre aree di caricamento:
Ogni file deve essere in formato .xlsx con questa struttura:
Codici speciali riconosciuti nelle celle:
| Codice | Significato | Effetto sull'algoritmo |
|---|---|---|
D | Ora di disponibilità | Candidato priorità 1 — genera/scala Ore D |
R | Ora di ricevimento | Docente libero (stesso effetto di cella vuota) |
T | Trasferimento ad altro plesso | Non disponibile (trattato come in lezione) |
ALT 2AS | Alternativa alla religione cattolica | Docente disponibile — conta per Ore Alt nel calcolo D |
POT 2AS | Potenziamento nella classe indicata | Disponibile come libero — non genera Ore D né REC |
Qualsiasi altra stringa è trattata come lezione in quella classe (es. 2AS).
La rubrica serve per trovare l'email dei docenti quando si invia la comunicazione delle sostituzioni.
Carica un file .xlsx con queste colonne nell'ordine:
La riga 1 deve contenere le intestazioni, i dati partono dalla riga 2.
Nella scheda Sostituzioni seleziona la data dal calendario. Il giorno della settimana si aggiorna automaticamente. Puoi anche cambiare manualmente il giorno se necessario.
Premi + Aggiungi assente: appare un blocco dove scegliere il docente assente e il ruolo (curricolare, sostegno, operatore). Puoi aggiungere più assenti contemporaneamente.
Dopo aver aggiunto tutti gli assenti, premi Cerca sostituti. Il sistema analizza l'orario e propone, per ogni ora di ogni assente, i candidati migliori in ordine di priorità.
Per ciascuna ora trovi i candidati proposti. Premi Assegna sul candidato scelto, oppure usa i pulsanti speciali:
Con ✏️ Inserimento manuale puoi registrare una sostituzione non suggerita dal sistema, specificando manualmente assente, sostituto, ora e classe.
Nella tab Sostituzioni, sopra i blocchi assenti, trovi la sezione 🚌 Classi in gita.
Premi + Aggiungi gita e compila:
2AS, 3BS).I docenti con lezione nella classe in gita, nelle ore indicate, e che non sono accompagnatori, compaiono in cima alla lista come 🚌 Libero (classe in gita) con priorità assoluta (sopra REC e Ora D).
Il sistema ordina i candidati secondo questa scala di priorità (dal più urgente al meno):
| # | Tipo | Descrizione |
|---|---|---|
| -1 | 🚌 Gita | Docente con classe in gita — libero in quell'ora (priorità assoluta) |
| 0 | REC | Docente con ore di recupero da restituire |
| 1 | Ora D | Docente con saldo Ore D positivo (deve sostituire) |
| 2 | Curricolare libero | Docente curricolare libero in quell'ora |
| 2 | 🌱 Potenziamento | Docente in ora di POT — disponibile, non genera Ore D né REC |
| 3 | Doppio sost. | Già assegnato come sostituto in un'altra classe |
| 4 | Cur. presente | Curricolare che è già in classe (compresenza) |
| 5 | Libero generico | Qualsiasi docente libero in quell'ora |
| 9 | Cambio classe | Spostamento del docente in altra classe |
Le sostituzioni assegnate sono inizialmente in bozza (bordo giallo). Per renderle definitive premi ✓ Conferma. Solo dopo la conferma i contatori Ore D e REC vengono aggiornati.
Con ⬇ PDF (sia in bozza che confermato) scarichi il prospetto del giorno in formato PDF, pronto per la stampa o la condivisione.
Premi 📧 Invia email: si apre un riquadro di anteprima con l'elenco dei destinatari (sostituti e assenti). Poi scegli 📬 Apri in Gmail: si apre direttamente Gmail con il messaggio già compilato — destinatari, oggetto e riepilogo delle sostituzioni.
Con ↩ Modifica riporti l'intero giorno in bozza per correggere le assegnazioni. Con il pulsante ↩ sulla singola riga riporti in bozza solo quella sostituzione.
Le Ore D sono le ore di disponibilità obbligatoria alla sostituzione. Il saldo si calcola automaticamente in base alle ore settimanali del docente:
ceil(ore_sett / 18 × 31) + ore_alt × 2Nella scheda 🔴 Recuperi puoi modificare manualmente il saldo con i pulsanti −1 / +1, o azzerare tutti i saldi con 🗑 Azzera tutti i saldi D.
I recuperi sono ore che un docente deve restituire per assenze precedenti. Puoi registrarli manualmente nella scheda 🔴 Recuperi premendo + Registra. Ogni sostituzione confermata con motivo "REC" scala il saldo di recupero del docente.
La scheda Storico mostra tutte le sostituzioni confermate, filtrabili per data. Puoi annullare singole voci con il pulsante ↩.
La scheda Resoconti mostra il riepilogo mensile delle sostituzioni per docente. Seleziona mese e anno, poi premi 🖨️ Stampa resoconto per una stampa pulita.
Il programma salva i dati in due modi:
Verifica che i file orario siano stati caricati correttamente nella scheda Config e che il giorno selezionato corrisponda ai fogli presenti nel file Excel.
Controlla che la rubrica sia caricata e che i cognomi nell'orario corrispondano esattamente a quelli della rubrica (maiuscole, accenti, spazi).
Il localStorage è legato al browser del singolo computer. Usa sempre 💾 Salva file per portare i dati: il file HTML salvato contiene tutti i dati incorporati.
Sì: carica nell'orario i fogli di tutte le sedi. I docenti vengono gestiti indipendentemente per sede in base all'orario caricato.
Fai un ⬇ Backup dati, apri il nuovo file HTML, poi ⬆ Ripristina backup. Tutti i dati vengono importati nella versione aggiornata.